Ato Normativo n. 002/2011-DPGE, de 01 de março de 2011.
Dispõe sobre a concessão, aplicação e prestação de contas no regime de adiantamento de numerário/suprimento de fundos no âmbito da Defensoria Pública do Estado do Rio Grande do Norte.
A DEFENSORA PÚBLICA-GERAL DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 100 da Lei Complementar Federal de n. 80/94, e pelo artigo 9º., incisos I e XIII, da Lei Complementar Estadual de n. 251/2003, de 07 de julho de 2003,
CONSIDERANDO a previsão para a realização de despesas públicas mediante regime de suprimento de fundos/adiantamento de numerário, nos termos dos artigos 68 e 69 da Lei n.º 4.320/64;
CONSIDERANDO que o artigo 60, parágrafo único, da Lei n.º 8.666/93, define as pequenas compras de pronto pagamento, a serem feitas em regime de adiantamento;
CONSIDERANDO que a Lei Estadual n.º 4.041/71 estabelece normas gerais sobre o regime de adiantamento de numerário;
CONSIDERANDO a necessidade e a conveniência de estabelecer normas e rotinas internas acerca do regime de adiantamento de numerário/suprimento de fundos no âmbito da Defensoria Pública do Estado do Rio Grande do Norte;
CONSIDERANDO o disposto no ato normativo de n. 0014/2005-CONTROL, de 26 de setembro de 2005;
RESOLVE:
CAPÍTULO I
DA CONCESSÃO
Art. 1º. O Defensor Público-Geral do Estado poderá, excepcionalmente e desde que sempre precedido de empenho na dotação própria, conceder suprimento de fundos a servidor/Defensor Público para o fim de realizar despesas que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação, nos seguintes casos:
I - para pagamento de despesas extraordinárias e urgentes ou despesas a serem realizadas em lugar distante do órgão pagador, desde que apresentada a devida justificativa e demonstrada a inviabilidade da sua realização pelo processo normal das despesas públicas;
II - para os casos de despesas miúdas e de pronto pagamento, discriminadas no artigo 56 da Lei Estadual n.º 4.041/71, a saber:
a) com selos postais, telegramas, radiogramas, material e serviços de limpeza e higiene lavagem de roupa, café e lanche, pequenos carretos, transportes urbanos, pequenos consertos, telefone, água, luz, força e gás, e aquisição avulsa, no interesse público, de livros, jornais, revistas, e outras publicações, além de pequenos auxílios caracterizados como assistência social de necessidade imediata;
b) com encadernações avulsas e artigos de escritório, de desenho, impressos e papelaria em quantidade restrita, para uso ou consumo próximos ou imediatos;
Art. 2º. A concessão de suprimento de fundos de que trata o inciso I do artigo 1º desta Resolução limita-se a 5% (cinco por cento) do valor estabelecido na alínea “a” do inciso II do artigo 23 da Lei n.º 8.666/93.
Art. 3º. A concessão de suprimento de fundos de que trata o inciso II do artigo 1º desta Resolução limita-se ao valor de R$ 500,00 (quinhentos reais) e a sua utilização condiciona-se a apresentação de declaração da Subcoordenadoria de Materiais atestando a:
I - inexistência temporária ou eventual do material a adquirir;
II - impossibilidade, inconveniência ou inadequação econômica de estocagem do material; ou
III – inexistência de cobertura contratual.
Art. 4º. É vedada a concessão de suprimento de fundos para aquisição de material permanente ou outra mutação patrimonial, classificada como despesa de capital.
Parágrafo único. Em casos excepcionais e devidamente justificados em processo específico, o Defensor Público-Geral do Estado poderá autorizar a aquisição, por suprimento de fundos, de material permanente de pequeno vulto.
Art. 5º Não se concederá suprimento de fundos com prazo de aplicação posterior ao do exercício financeiro correspondente ao ato concessivo.
Art. 6º. Não se concederá suprimento de fundos a servidor:
I – que não tenha prestado contas, no prazo legal, de 02 (dois) adiantamentos anteriormente concedidos;
II – que, dentro de 30 (trinta) dias, deixar de atender a notificação para regularizar a prestação de contas;
II - que não esteja no efetivo exercício do cargo público;
III - ordenador de despesa;
IV - responsável pelo serviço de administração financeira;
V - chefe de almoxarifado, setor de materiais e patrimônio, ou quem tenha a seu cargo a guarda ou a utilização do material a adquirir;
VI - ocupante de função ou cargo de provimento em comissão não pertencente à lotação do quadro de pessoal efetivo da Defensoria Pública do Estado;
VII - detentores de cargos de nível básico;
VIII - que esteja respondendo a procedimento administrativo;
IX – responsável por analisar e aprovar as prestações de contas relativas a adiantamentos de numerários/suprimento de fundos;
X - declarado em alcance, o que se caracteriza pela não prestação de contas no prazo estabelecido ou pela desaprovação das contas com imputação de débito, devendo o fato ser formalizado em ato próprio, para fins de registro e controle, pela autoridade competente.
Art. 7º. A proposta de concessão de suprimento de fundos deverá conter:
I – o dispositivo legal previsto nos artigos 55 e/ou 56 da Lei Estadual de n. 4.041/71 em que se baseia a solicitação;
II – o nome e o cargo ou função do responsável pela administração do numerário;
III - a finalidade;
IV - a justificativa da excepcionalidade da despesa por regime de adiantamento;
V - a especificação da natureza e do código de classificação da despesa; e
VI - a indicação do valor especificado por natureza de despesa e também do valor total do suprimento.
VII – o prazo de duração;
Art. 8º. Do ato de concessão do adiantamento de numerário/suprimento de fundos deverão constar:
I - a data da concessão;
II - o elemento da despesa;
III - a finalidade da concessão do adiantamento de numerário/suprimento de fundos;
IV - o nome completo, cargo e função do servidor responsável pela administração da quantia;
V - o valor do adiantamento;
VI - o período de aplicação;
VII - o prazo de prestação de contas.
Art. 9º. A entrega do numerário será realizada mediante a expedição de ordem bancária de crédito, em conta corrente específica, em nome do servidor responsável pela administração do numerário, aberta especificamente para esse fim, com autorização expressa do ordenador de despesa.
CAPÍTULO II
DA APLICAÇÃO
Art. 10. O prazo de aplicação do suprimento de fundos não poderá exceder, no Núcleo Regional de Natal, ao período de 60 (sessenta) dias e, nos Núcleos Regionais do interior do Estado, ao período de 90 (noventa) dias.
§ 1º O período de aplicação dos recursos adiantados não poderá exceder o dia 31 de dezembro do próprio exercício financeiro em que foi concedido.
§ 2º O período de aplicação de que trata o caput deste artigo será contado, na utilização de ordem bancária de crédito, a partir da data do efetivo crédito em favor do servidor responsável pela administração do numerário;
§ 3º. As despesas somente poderão ser efetivadas depois do efetivo crédito do numerário na conta aberta em nome do servidor responsável pela aplicação;
Art. 11. O adiantamento não poderá ter aplicação diversa daquela especificada no ato de concessão e na nota de empenho.
Art. 12. As despesas pagas através de regime de adiantamento não poderão exceder ao valor fixado no ato de concessão, não cabendo ao servidor o ressarcimento do valor excedido.
Art. 13. O numerário correspondente ao adiantamento deverá ficar depositado em estabelecimento bancário e movimentado através de cheques nominais em favor do fornecedor e/ou prestador de serviço.
§ 1º. Quando da realização do pagamento, o servidor deverá efetuar retenções e/ou recolhimentos de tributos e contribuições porventura cabíveis, na forma das legislações pertinentes.
§ 2º O recolhimento de tributos e contribuições a que se refere o § 1º deste artigo deverá ser feito dentro de seu prazo legal, determinado na legislação específica de cada tributo, respeitando, também, o prazo de aplicação do adiantamento.
§ 3º. O servidor arcará com o pagamento de juros, por recolhimento em atraso, quando for o responsável pelo ocorrido.
Art. 14. O recolhimento de saldo do adiantamento será feito à conta bancária da Defensoria Pública do Estado até o último dia do prazo de aplicação do suprimento de fundos.
CAPÍTULO III
DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
Art. 15. A prestação de contas do adiantamento deverá ser apresentada dentro de 30 (trinta) dias contados do último dia útil do término do período de aplicação, sob pena de multa de 1% ao mês, calculada sobre o total do valor suprido e aplicada pelo Tribunal de Contas do Estado.
§ 1º. A multa de 1% correrá até a data da entrega do processo de comprovação e da restituição do saldo, se houver;
§ 2º. Na aplicação da mora, o Tribunal de Contas poderá considerar o motivo de força maior;
§ 3º. Os adiantamentos serão considerados em alcance, se os seus responsáveis não apresentarem a comprovação, até 30 (trinta) dias após a imposição da multa referida neste artigo, caso em que será promovida a cobrança pelo órgão competente;
§ 4º. Se o alcance ocorrer no exercício em que se houver processado o adiantamento, o débito do responsável corresponderá à anulação da despesa. Se o respectivo exercício já estiver encerrado, o alcance equivalerá a uma superveniência a ativa;
§ 5º. O processo de prestação de contas deverá ser encaminhado ao Tribunal de Contas do Estado, após tramitar pelo órgão de controle interno.
Art. 16. O processo de prestação de contas de despesa realizada pelo regime de adiantamento será constituído dos seguintes elementos:
I - processo de concessão;
II - extrato da conta bancária específica;
III – documentação comprobatória da realização da despesa;
IV - indicação do número do cheque emitidos para pagamento da despesa;
V - comprovantes de recolhimento dos tributos e contribuições, quando for o caso;
VI - declaração do recebimento do objeto (material ou serviço);
VII – recibo subscrito pelo fornecedor ou prestador do serviço;
IX - demonstrativo da receita e da despesa (balancete financeiro), com indicação dos valores creditados pelo concedente, da relação das compras efetuadas e liquidadas no período, demonstrativos de pagamentos efetivados;
X - comprovante de recolhimento do saldo, quando for o caso.
§ 1º Os comprovantes de despesas, especificados no inciso III deste artigo, só serão aceitos se estiverem dentro do prazo de aplicação definido no ato de concessão e constituir-se-ão, conforme o caso, de:
I - se emitidos por pessoa jurídica:
a) nota fiscal de prestação de serviços; ou
b) nota fiscal de venda ao consumidor ou cupom fiscal, no caso de compra de material de consumo; e
c) recibo do vendedor ou do prestador do serviço comprovando o efetivo pagamento da despesa.
II - se emitidos por pessoa física: recibo de pagamento no qual conste o número do CPF, do RG, do NIT (número de identificação do trabalhador), endereço e assinatura do credor;
§ 2º O processo de prestação de contas deverá ter as folhas devidamente numeradas e rubricadas pelo servidor responsável pelo adiantamento.
Art. 17. Os comprovantes das despesas realizadas não poderão conter rasuras, acréscimos, emendas ou entrelinhas e serão emitidos por quem prestou o serviço ou forneceu o material, em nome da Instituição, constando, necessariamente:
I - discriminação clara do serviço prestado ou material fornecido em especificidade e quantidade, não se admitindo a generalização ou abreviaturas que impossibilitem o conhecimento das despesas efetivamente realizadas;
II - atestação no próprio comprovante de despesa, de que os serviços foram prestados ou de que o material foi recebido pela repartição, passada por servidor que não seja o detentor do adiantamento e visado pela autoridade competente;
III - data de emissão e data de saída (quando for o caso).
§ 1º. A atestação mencionada no inciso II deste artigo deverá conter data e assinatura, seguidas de nome legível e cargo ou função.
§ 2º. Exigir-se-á, sobre os pagamentos através de regime de adiantamento, documentação fiscal, quando a operação estiver sujeita à tributação.
Art. 18. Do processo de prestação de contas deve constar, ainda:
I - documento de solicitação do material e/ou serviço, com justificativas;
II - declaração do Subcoordenador de Materiais quanto ao disposto nos incisos I, II e III do artigo 3º deste ato normativo, quando for o caso.
III - declaração do responsável pelo almoxarifado de que o material adquirido lhe foi entregue para registro e para guarda, quando for o caso.
Art. 19. O ordenador de despesa deverá, expressamente, no prazo de 30 (trinta) dias, após parecer da Comissão de Controle Interno da Defensoria Pública do Estado, aprovar ou impugnar as contas prestadas pelo servidor responsável pelo adiantamento, sendo:
I - regulares, quando demonstrada a correta aplicação do adiantamento, através da exatidão da documentação apresentada, a legalidade, a legitimidade e a economicidade na gestão dos recursos pelo responsável;
II - regulares com ressalva, quando evidenciarem impropriedade ou qualquer outra falta de natureza formal de que não resulte dano ao erário;
III - irregulares, quando comprovadas as seguintes ocorrências:
a) omissão no dever de prestar contas;
b) prática de ato ilegal, ilegítimo ou antieconômico;
c) desfalque ou desvio do numerário.
Art. 20. Aprovada a prestação de contas, à Subcoordenadoria de Administração e Finanças fará o registro da prestação de contas do detentor do adiantamento no Sistema Orçamentário e Financeiro do Órgão, no prazo de 10 (dez) dias.
Art. 21. Nas hipóteses de o servidor não prestar contas ou de verificarem-se inconsistências e/ou irregularidades nas contas prestadas, a Comissão de Controle Interno da Defensoria Pública do Estado concederá o prazo de 10 (dez) dias úteis
ao servidor a quem foi concedido o adiantamento para proceder às regularizações cabíveis.
Art. 22. Se a prestação de contas do adiantamento for considerada irregular pelo ordenador de despesa, este deverá, de imediato, adotar as providências necessárias à apuração dos fatos e quantificação do dano causado ao erário.
CAPÍTULO V
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 23. Ao servidor que recebe o suprimento de fundos é reconhecida a condição de preposto da autoridade que conceder o adiantamento, não podendo transferir a outrem a sua responsabilidade pela aplicação e comprovação do quantitativo recebido, devendo prestar contas no prazo estabelecido no ato concessivo.
Art. 24. Os adiantamentos/suprimentos concedidos são considerados despesas efetivas, registradas sob a responsabilidade do servidor, até que seja realizada a respectiva baixa, após aprovação das contas prestadas.
Art. 25. Os casos omissos ou não previstos nesta Resolução serão analisados e resolvidos pelo Defensor Público-Geral do Estado e, em caso de impugnação, revistos pelo Conselho Superior da Defensoria Pública.
Art. 26. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Gabinete da Defensora Pública-Geral do Estado do Rio Grande do Norte, em Natal, ao primeiro dia do mês de março do ano de dois mil e onze.
CLÁUDIA CARVALHO QUEIROZ
Defensora Pública Geral do Estado
ANEXO I
MODELO DE SOLICITAÇÃO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS
EXCELENTÍSSIMO SENHOR DEFENSOR PÚBLICO-GERAL DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE
Solicito abertura de processo administrativo para concessão de adiantamento de numerário/suprimento de fundos para atender à necessidade de custeio da despesa abaixo discriminada, essencial à manutenção e regular funcionamento do Núcleo Regional de _______________ da Defensoria Pública do Estado.
1) Nome do servidor solicitante: __________________________________________
Cargo ou função: ____________________ Matrícula funcional: ________________
Órgão de lotação: _____________________________________________________
CPF n.: ___________________________ RG: ______________________________
( ) Declaro, para os devidos fins, que não me encontro afastado das atividades funcionais, que não exerço cargo de administração superior, cargo de provimento em comissão não pertencente à lotação do quadro de pessoal efetivo da DPE/RN e que não estou respondendo a qualquer procedimento administrativo disciplinar.
2) Fundamento Legal:
( ) Art. 55, inciso I, da Lei Complementar Estadual de n. 4.041/71 – para pagamento de despesas extraordinárias ou urgentes ou despesas a serem realizadas em lugar distante do órgão pagado; ou/
( ) Art. 56 da Lei de n. 4.041/71 – despesa miúda e de pronto pagamento, a saber: ___________________________________________________________________
3) Justificativa da excepcionalidade da despesa por regime de adiantamento:
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
4) Natureza e código de classificação da despesa: _____________________________ (verificar com a Subcoordenadoria de Finanças e Planejamento da instituição)
5) Prazo de aplicação: __________________________________________________
(não poderá exceder 60 dias no Núcleo Regional de Natal e 90 dias nos Núcleos Regionais do Interior do Estado)
6) Discriminação do valor solicitado por natureza de despesa:
_________________________________________ Valor R$: __________________
_________________________________________ Valor R$: __________________
_________________________________________ Valor R$: __________________
_________________________________________ Valor R$: __________________
Valor total R$: ___________________
( ) Concordo com a abertura de conta bancária específica em meu nome para movimentação do numerário/suprimento de fundos autorizado pelo ordenador de despesa;
( ) Comprometo-me a prestar contas dentro no prazo máximo de 30 (trinta) dias, a contar do último dia do término do período de aplicação;
__________________, _____ de __________________ de _______
Local e data
____________________________________
Assinatura do servidor solicitante
